Podczas prowadzenia firmy potrzebne są różnego rodzaju dokumenty. Wśród nich wymienia się dokumenty potwierdzające wpis do rejestru firm. Czym charakteryzują się takie zaświadczenia i w jaki sposób można je uzyskać
Na początek warto wspomnieć, że w Polsce istnieją dwie bazy, w których sprawdzić możemy status prawny firmy.
Jedną z nich jest baza prowadzona przez Ministerstwo Rozwoju, nazywana w skrócie CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, do której wpisane są wszystkie jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne.
Druga to baza prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości, zwana w skrócie KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, w której widnieją wszystkie spółki z o.o., spółki komandytowe oraz organizacje użyteczności publicznej, takie jak fundacje i stowarzyszenia.
Jak wygląda zaświadczenie o wpisie do CEIDG?
Wypis, zaświadczenie lub odpis to określenia, które używane są zamiennie i oznaczają ten sam rodzaj dokumentu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dokument można wygenerować przede wszystkim ze strony internetowej CEIDG. Znajdują się na nim 3 istotne elementy, czyli:
– logo Ministerstwa Rozwoju oraz CEIDG,
– adres internetowy strony, z której został wygenerowany,
– datę i godzinę wygenerowania dokumentu.
Każdy z tych elementów potwierdza wiarygodność dokumentu. Data i godzina jest niezbędna, aby potwierdzić, że dany podmiot aktualnie prowadzi działalność.
Wypis z CEiDG zawiera informacje takie jak:
– dane podstawowe podmiotu, czyli imię i nazwisko przedsiębiorcy, na którego rejestrowana jest firma, nazwę, numer NIP oraz numer REGON,
– dane kontaktowe podmiotu, czyli adres email, numer telefonu oraz numer faksu,
– dane adresowe: adres główny wykonywania działalności oraz adresy dodatkowe,
– informacje o tym, czy przedsiębiorca posiada obywatelstwa innych państw niż Polska,
– datę rozpoczęcia wykonywania działalności i ewentualnie daty jej zawieszenia, wznowienia, zaprzestania lub wykreślenia z rejestru CEIDG,
– kody PKD działalności,
– informacje o małżeńskiej wspólności majątkowej,
– aktualny status indywidualnej działalności gospodarczej: aktywny lub zawieszony.
Czym jest odpis KRS?
Odpis KRS jest dokumentem, w którym są zawarte informacje o stanie prawnym danego podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego. Składa się on z kilku działów.
Dział pierwszy zawiera podstawowe informacje o firmie, czyli dane spółki, formę prawną działalności.
Dział drugi zawiera w szczególności informacje o sposobie reprezentacji jednostki, wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki osobowej a także informacje o prokurze, osobach pełniących tę funkcję oraz o rodzaju udzielonej prokury.
Dział trzeci to informacje o PKD, informacje o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki oraz złożonym sprawozdaniu z badania sprawozdania finansowego.
Dział czwarty to informacje o zaległościach podatkowych, z tytułu ZUS, celnych o umorzeniu ewentualnego postępowania egzekucyjnego prowadzonego przeciwko dłużnikowi oraz o zabezpieczeniu majątku dłużnika w przypadku postępowania upadłościowego.
Dział piąty informuje o powołaniu i odwołaniu kuratora.
Dział szósty zawiera przede wszystkim informacje o powołanym zarządzie, otwarciu i zakończeniu likwidacji, a także informację o upadłości firmy.
Odpis taki podatnik może pobrać przez internet, bezpośrednio w sądzie lub urzędzie.
KRS jest jawny i każdy, kto posiada numer KRS firmy ma prawo dostępu do danych zawartych w rejestrze.
Apostille i legalizacja dokumentów
Na rynku działają firmy, które w imieniu klientów wykonują czynności związane z dokumentacją niezbędną w obrocie zagranicznym. W podstawowy zakres takich usług wpisane są apostille odpisu z KRS oraz legalizacja zaświadczenia z CEiDG.
Poświadczenie oryginalności dokumentów z KRS jest niezbędne, w celu założenia spółki za granicą Polski albo udowodnienia prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Takim poświadczeniem autentyczności jest apostille lub legalizacja dokumentu uzyskana w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.
Proces uzyskiwania pieczęci apostille nie jest skomplikowany, ale czasami może być czasochłonny, zwłaszcza, wtedy gdy decydujemy się wnioskować samodzielnie.
Aby uzyskać pieczęć należy:
– przygotować dokumenty,
– wypełnić wniosek o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą,
– dokonać opłaty skarbowej,
– odebrać dokument poświadczony klauzulą osobiście w urzędzie albo za pośrednictwem poczty.
Proces uzyskania apostille trwa zazwyczaj:
– 1-2 dni, jeśli wniosek i dokument składamy i odbieramy w urzędzie osobiście,
– 2-3 tygodnie w przypadku korespondencji,
– kilka godzin do jednego dnia, jeśli korzystamy z pośrednictwa firmy.
Legalizacja dokumentów to proces, któremu należy poddać dokumenty, które docelowo mają brać udział w obrocie prawnym w niektórych krajach. Legalizacja wymagana jest dla dokumentów, które chcemy użytkować w państwach nie będących sygnatariuszami konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.
Umiejętność poruszania się po źródłach informacji gospodarczej jest kluczem sukcesu każdego biznesu. Mając potwierdzenie rzeczywistego istnienia firmy w postaci wspomnianych dokumentów posiadamy dowód na to, że w momencie przystępowania do współpracy z daną firmą, ona rzeczywiście istniała.
